Le coach de vie n'est pas un professionnel de santé — mais il traite des données très personnelles. Une cliente qui travaille sur sa confiance en elle vous parle de son histoire, de ses relations, de ses peurs. Un client en reconversion vous confie ses doutes professionnels et ses tensions familiales. Ces informations sont des données personnelles au sens du RGPD — et parfois des données sensibles, selon leur nature.
Ce que vous collectez réellement comme données
En coaching de vie, vous collectez bien plus que le nom et l'adresse email de votre client. Dès la première séance, vous recueillez ses objectifs de coaching, ses difficultés personnelles ou professionnelles, ses croyances limitantes, ses émotions, ses relations familiales ou amoureuses, et parfois des éléments sur sa santé physique ou mentale.
Ces informations sont des données personnelles soumises au RGPD. Si elles révèlent des éléments sur la santé, l'orientation sexuelle, la vie privée ou les croyances religieuses ou philosophiques du client, elles deviennent des données sensibles bénéficiant d'une protection renforcée.
Le consentement : une étape à ne pas négliger
Avant la première séance, votre client doit comprendre et accepter la façon dont vous traitez ses données. Un formulaire de consentement simple suffit — il peut être intégré dans votre contrat de coaching ou votre CGV. Il doit indiquer :
- Quelles données vous collectez (identité, notes de séance, échanges écrits)
- Pourquoi vous les collectez (suivi de l'accompagnement)
- Combien de temps vous les conservez
- Comment votre client peut accéder à ses données ou demander leur suppression
Pour les clients en coaching en ligne, ce consentement peut être recueilli par un formulaire numérique avec case à cocher avant la première séance.
Les enregistrements de séances : une zone sensible
Certains coachs enregistrent leurs séances en visio pour permettre au client de se réécouter ou pour leur propre supervision. C'est une pratique légitime — mais qui nécessite un accord explicite et préalable du client. Un accord verbal en début de séance ne suffit pas : mentionnez expressément la possibilité d'enregistrement dans votre formulaire de consentement et indiquez dans quelles conditions ces enregistrements sont stockés et supprimés.
Les enregistrements de séances sont des données très sensibles — ils capturent la voix, les émotions et le contenu de conversations intimes. Stockez-les sur un support chiffré, pas dans un dossier Google Drive partagé.
Les outils numériques : Zoom, Gmail, Notion — sont-ils conformes RGPD ?
La plupart des coachs de vie utilisent des outils américains : Zoom, Google Meet, Gmail, Notion. Ces outils ne sont pas interdits par le RGPD, mais ils nécessitent un accord de traitement des données (DPA) en bonne et due forme avec le fournisseur, et que le contenu sensible ne soit pas stocké uniquement sur ces plateformes.
En pratique : utilisez Zoom ou Meet pour les séances, mais stockez vos notes de séance sur un outil hébergé en France ou dans l'UE. Ne prenez pas vos notes de coaching dans un fichier Google Docs ou dans votre Gmail — ces données personnelles doivent être dans un espace sécurisé dédié.
Durée de conservation et droit à l'oubli
Il n'existe pas de règle spécifique au coaching. Conservez les dossiers clients 3 à 5 ans après la fin de l'accompagnement, puis supprimez ou anonymisez les données personnelles. Les factures doivent être conservées 10 ans — mais cette obligation fiscale est distincte de la conservation des notes de séance.
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Les données d'un client en coaching de vie sont-elles soumises au RGPD ?
Oui. Coordonnées, objectifs, difficultés personnelles, notes de séance — tout cela est une donnée personnelle. Si le client partage des informations sur sa santé ou sa vie intime, ces données peuvent être qualifiées de sensibles.
Peut-on enregistrer les séances de coaching ?
Oui, avec l'accord explicite et préalable du client — mentionné dans le formulaire de consentement. Les enregistrements doivent être stockés de façon chiffrée et supprimés après le délai convenu.
Faut-il un formulaire de consentement spécifique pour le coaching ?
Oui. Avant la première séance, votre client doit comprendre et accepter comment vous traitez ses données. Intégrez cette information dans votre contrat de coaching ou vos CGV.
Combien de temps conserver les données clients en coaching ?
3 à 5 ans après la fin de l'accompagnement pour les données personnelles. Les factures sont conservées 10 ans pour des raisons fiscales, indépendamment.
Peut-on utiliser Gmail ou Zoom sans problème RGPD ?
Ces outils sont utilisables si un DPA conforme est activé. Mais les notes de séance sensibles doivent être dans un logiciel hébergé en France ou dans l'UE, pas uniquement dans Gmail ou Google Docs.