RGPD et enseignant particulier libéral : protéger les données des élèves

L'enseignant particulier libéral tient souvent des dossiers de suivi sur ses élèves : niveau scolaire, matières en difficulté, progression, évaluations. Lorsque ces dossiers mentionnent des troubles diagnostiqués — dyslexie, dyscalculie, TDAH, troubles du spectre autistique — ils entrent dans le champ des données de santé bénéficiant d'une protection renforcée au RGPD. Ce détail échappe à la plupart des enseignants particuliers qui ne se considèrent pas comme des "professionnels de santé".

Quelles données collectez-vous sur vos élèves ?

Dès les premiers contacts avec une famille, vous recueillez :

• Nom et coordonnées de l'élève et de ses parents (données personnelles de base)
• Niveau scolaire, classe, établissement (données personnelles)
• Matières en difficulté, résultats aux évaluations, notes (données personnelles)
• Éventuellement : troubles d'apprentissage diagnostiqués, prescriptions d'orthophoniste ou de neuropsychologue, aménagements scolaires (PAP, PPS) — données de santé

Toutes ces informations sont des données personnelles soumises au RGPD. Les dernières (troubles diagnostiqués, aménagements) sont des données de santé bénéficiant d'une protection renforcée.

Le consentement pour les élèves mineurs

Vos élèves sont le plus souvent des mineurs. En vertu du RGPD, les droits sur leurs données personnelles sont exercés par leurs représentants légaux — leurs parents ou tuteurs. C'est donc un parent qui signe votre formulaire de consentement RGPD en début de relation, et c'est lui qui peut demander l'accès, la rectification ou la suppression des données de son enfant.

En cas de séparation ou de divorce des parents, les deux parents disposent en principe des mêmes droits parentaux — et donc des mêmes droits RGPD sur les données de leur enfant. Si un parent vous contacte pour accéder aux données pédagogiques de son enfant, vous êtes tenu de répondre, même si c'est l'autre parent qui a signé le formulaire de consentement initial.

Notes de suivi et confidentialité

Vos notes de suivi pédagogique sont des données personnelles de l'élève. Elles ne doivent pas être partagées avec des tiers (autres professionnels, établissement scolaire) sans accord explicite des parents. Si un parent vous demande de transmettre un compte-rendu à l'orthophoniste de l'enfant ou à son enseignant scolaire, obtenez un accord écrit avant tout transfert.

Conservez vos notes dans un système sécurisé — un logiciel avec accès protégé, pas dans un carnet papier laissé accessible ou dans une messagerie email non chiffrée.

Les attestations fiscales SAP et le RGPD

Les attestations fiscales annuelles que vous émettez dans le cadre de l'agrément SAP contiennent des données personnelles : nom du bénéficiaire, adresse du domicile où les cours ont eu lieu, montant total payé. Ces documents doivent être transmis de façon sécurisée (email avec pièce jointe protégée, remise en main propre) et conservés pendant au moins 5 ans pour répondre à d'éventuels contrôles fiscaux.

Conservation et suppression des données

Les notes de suivi pédagogique se conservent 2 à 3 ans après la fin des cours — le temps qu'un éventuel litige ou question sur le suivi puisse survenir. Les attestations fiscales et données de facturation sont conservées 10 ans pour les obligations comptables et fiscales. Supprimez ou anonymisez les données personnelles des élèves au-delà de ces délais, notamment celles qui concernent leurs difficultés d'apprentissage.