RGPD et sophrologue libéral : ce que vous devez mettre en place

La sophrologie repose sur la confiance. Un client qui vient travailler sur ses phobies, sa gestion du stress ou sa préparation à l'accouchement vous livre des informations intimes. Ces données ne peuvent pas être traitées comme un simple fichier de contacts. Le RGPD les classe dans la catégorie des données sensibles — et impose des obligations précises à tout praticien qui les collecte.

Ce que vous collectez réellement comme données

Dès la première séance, vous collectez plus d'informations que vous ne le réalisez. Outre les coordonnées du client, vous notez généralement le motif de consultation (anxiété professionnelle, douleurs, trouble du sommeil, grossesse, phobies), les éléments personnels partagés en séance, l'évolution de l'accompagnement et parfois des antécédents médicaux ou des traitements en cours.

Tous ces éléments sont des données de santé au sens du RGPD. Ils révèlent l'état physique ou psychique de la personne. À ce titre, ils bénéficient d'une protection renforcée — bien au-delà d'un simple mot de passe sur votre ordinateur.

Le consentement : avant la première séance, sans exception

Pour traiter des données de santé, vous avez besoin d'une base légale. En sophrologie libérale, c'est le consentement explicite du client qui remplit ce rôle. Ce consentement doit être libre, éclairé, écrit et conservé.

Remettez à chaque nouveau client un formulaire expliquant : quelles données vous collectez, pourquoi, combien de temps vous les conservez, qui y a accès et comment il peut exercer ses droits. Ce document signé constitue votre preuve. Il doit être conservé avec le dossier client pendant toute la durée de l'accompagnement.

Une spécificité de la sophrologie : les ateliers collectifs

La sophrologie est l'une des rares pratiques du bien-être à proposer autant de formats collectifs. Ateliers en entreprise, groupes de gestion du stress, séances prénatales — ces formats sont populaires mais créent une difficulté RGPD que beaucoup de sophrolgues sous-estiment.

Dans un atelier, chaque participant peut être amené à partager des éléments personnels devant le groupe. Chaque participant est un client distinct avec ses propres droits RGPD. Cela signifie que chaque participant doit signer son propre formulaire de consentement, même si l'atelier est organisé à la demande d'une entreprise. L'entreprise commanditaire n'est pas habilitée à consentir au nom de ses salariés.

Où stocker vos notes de séance ?

Le choix du support de stockage engage votre responsabilité en cas d'incident :

• Carnet papier : possible, mais il doit être conservé sous clé avec accès strictement limité à vous. En déplacement en entreprise, ne laissez jamais votre carnet sans surveillance.
• Fichier sur ordinateur ou tablette : le support doit être chiffré et protégé par un mot de passe solide. Les notes synchronisées sur iCloud ou Google Drive (serveurs américains) posent un problème RGPD si aucun accord contractuel n'est en place.
• Logiciel hébergé en France ou dans l'UE : c'est la solution la plus sécurisée et la plus simple à maintenir dans le temps.

Durée de conservation et suppression

La sophrologie ne dispose pas de réglementation spécifique sur la durée de conservation des dossiers, contrairement aux médecins. La pratique recommandée est de 5 ans après la dernière séance. Pour les accompagnements d'enfants — sophrologie pédiatrique, préparation aux examens, gestion de l'anxiété scolaire — conservez jusqu'à la majorité de l'enfant plus 5 ans.

Au-delà de ces durées, les données doivent être supprimées ou anonymisées. Prévoir ce moment dès la création du dossier vous évitera d'avoir à fouiller dans d'anciens fichiers des années plus tard.