Un naturopathe recueille beaucoup d'informations sur ses clients — souvent plus qu'il ne le réalise. Le questionnaire de bilan initial peut couvrir des dizaines de points : habitudes alimentaires, antécédents familiaux, traitements médicaux en cours, état émotionnel, mode de vie, histoire personnelle. Chacun de ces éléments peut révéler l'état de santé du client. Tous sont protégés par le RGPD.
Pourquoi les données d'un naturopathe sont particulièrement sensibles
Le RGPD classe les données de santé dans une catégorie à part — les données sensibles — qui exigent une protection renforcée et une base légale explicite pour être traitées. En naturopathie libérale, presque tout ce que vous notez relève de cette catégorie : l'alimentation d'un client souffrant de troubles digestifs, les antécédents d'une cliente en périménopause, les habitudes de sommeil d'un cadre stressé.
À cela s'ajoute une spécificité propre à la naturopathie : si vous vendez des compléments alimentaires avec une recommandation personnalisée basée sur un profil de santé, ces données de vente deviennent elles aussi des données de santé au sens du RGPD.
Le questionnaire de bilan : un document à encadrer dès le départ
Avant de remettre un questionnaire de bilan à un nouveau client, vous avez besoin de son consentement explicite pour traiter ses données de santé. Ce consentement doit être libre, éclairé et documenté — un formulaire signé au début de la première consultation fait l'affaire.
Ce formulaire doit indiquer : quelles informations vous collectez, pourquoi (suivi du bilan, adaptation des recommandations), combien de temps vous les conservez, qui y a accès et comment le client peut exercer ses droits. Ce n'est pas une formalité — c'est votre protection juridique en cas de litige.
Stocker les bilans et les notes de suivi
Un bilan naturopathique de 8 pages rempli à la main dans un cahier représente un risque RGPD si ce cahier est perdu, volé ou accessible à des tiers. Vos options :
- Papier sous clé : acceptable, mais doit être conservé dans un meuble fermant à clé, dans un local sécurisé. Chaque cahier ou dossier doit être identifié par client, sans que les données des autres clients soient visibles.
- Fichier numérique sur ordinateur : le disque dur doit être chiffré. Un ordinateur perdu ou volé sans chiffrement constitue une violation de données grave à notifier à la CNIL sous 72 heures.
- Logiciel hébergé en France ou dans l'UE : solution la plus robuste pour respecter le RGPD sans effort de maintenance.
La durée de conservation des dossiers
Aucun texte spécifique n'encadre la conservation des dossiers en naturopathie (contrairement aux médecins, soumis à une durée de 20 ans). La pratique recommandée est de 5 ans après la dernière consultation. Pour les enfants, conservez jusqu'à la majorité plus 5 ans.
Attention : vos factures, elles, doivent être conservées 10 ans pour la comptabilité — c'est une obligation fiscale distincte du RGPD. Une demande de suppression d'un client ne vous oblige pas à effacer ses factures.
Droits des clients : savoir y répondre
Tout client peut vous demander d'accéder à ses données, de les corriger ou de les supprimer. Vous avez un mois pour répondre. Si vous n'êtes pas en mesure d'identifier précisément toutes les données que vous détenez sur lui — parce que c'est éparpillé entre un cahier, un tableur et des emails — vous serez dans une position délicate. C'est une raison supplémentaire de centraliser tous les dossiers dans un seul outil dès le départ.
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Essayer gratuitement →Questions fréquentes
Le questionnaire de bilan naturopathique est-il soumis au RGPD ?
Oui. Alimentation, antécédents, traitements en cours, sommeil, vie émotionnelle — toutes ces informations sont des données de santé sensibles. Elles requièrent un consentement explicite avant la première séance.
La vente de compléments alimentaires est-elle soumise au RGPD ?
Si la vente est associée à une recommandation personnalisée basée sur un profil de santé, oui. Si le client achète simplement un produit standard sans questionnaire, seules les données de commande classiques s'appliquent.
Combien de temps conserver les dossiers clients en naturopathie ?
5 ans après la dernière consultation. Pour les enfants, jusqu'à leur majorité plus 5 ans. Les factures, elles, doivent être conservées 10 ans pour des raisons fiscales — indépendamment du RGPD.
Peut-on utiliser un fichier Excel pour ses bilans naturopathiques ?
Oui, si le fichier est chiffré et protégé par un mot de passe solide. Un Excel non protégé sur un ordinateur sans chiffrement, ou synchronisé sur un cloud américain sans accord contractuel, constitue une faille RGPD.
Que faire si un client demande la suppression de ses données ?
Vous devez répondre dans un mois et effacer ses données — sauf les factures, à conserver 10 ans pour la comptabilité. Une demande de suppression ne porte que sur les données personnelles, pas sur les obligations comptables.