Une erreur de facturation en ergothérapie libérale peut avoir des conséquences sérieuses : rejet d'une créance MDPH, impayé non détecté sur plusieurs mois, ou note d'honoraires non conforme qui bloque un remboursement mutuelle. Maîtriser les différents circuits de facturation n'est pas optionnel — c'est une compétence administrative indispensable à l'exercice libéral.
Les trois circuits de facturation en ergothérapie libérale
Circuit 1 : télétransmission CPAM pour les actes conventionnés sur prescription médicale. Vous utilisez la carte Vitale du patient, cotez l'acte (AMK), et votre logiciel agréé envoie la feuille de soins électronique à la caisse. La CPAM règle directement votre compte selon le tarif conventionné. Ce circuit ne nécessite pas de note d'honoraires classique.
Circuit 2 : facturation MDPH/PCPE pour les séances et bilans financés par les dispositifs de compensation du handicap. La facture est adressée à l'organisme financeur (MDPH, PCPE, service gestionnaire), non à la famille. Les procédures varient selon les départements et les types de notification. Les délais de paiement peuvent dépasser 60 à 90 jours.
Circuit 3 : facturation directe aux familles pour les bilans hors prescription, les séances privées hors remboursement, et les compléments de paiement (ticket modérateur, dépassements). Ce circuit suit les règles classiques des honoraires libres avec notes d'honoraires conformes.
Les mentions obligatoires sur les notes d'honoraires hors CPAM
Pour les circuits 2 et 3, vous émettez des notes d'honoraires classiques qui doivent mentionner :
Vos coordonnées professionnelles : nom, prénom, adresse, numéro SIRET et numéro ADELI. Ce dernier est indispensable — les organismes MDPH et les mutuelles l'exigent systématiquement. L'inscription à l'ARS pour obtenir votre ADELI est obligatoire pour tous les ergothérapeutes en exercice.
Les informations sur la prestation : date, description précise (ex : "Bilan ergothérapique — passation tests graphomoteurs", "Séance d'ergothérapie — travail sur les fonctions exécutives"), durée et montant.
Pour les factures MDPH : numéro de dossier MDPH du bénéficiaire, type de financement (PCH, AEEH…), période couverte. Chaque MDPH peut avoir ses propres exigences de format — renseignez-vous auprès de votre MDPH locale pour les premières facturations.
La mention de TVA : "TVA non applicable, article 293 B du CGI" si vous êtes sous le seuil de franchise de 37 500 € de CA.
Facturer les bilans en plusieurs fois
Un bilan ergothérapique complet s'étale sur plusieurs séances et peut prendre 2 à 4 semaines. La facturation peut être organisée en deux temps :
Un acompte à la première séance de passation : généralement 40 à 50 % du prix total du bilan. Ce paiement partiel sécurise votre investissement en temps avant la phase de dépouillement et de rédaction — qui représente souvent la moitié du travail total.
Le solde à la remise du compte-rendu : le reste du montant, payé lors de la restitution aux parents. La note de solde mentionne le montant total du bilan, l'acompte déjà versé et le solde correspondant.
Cette pratique est standard et professionnelle. Les familles la comprennent et l'acceptent généralement bien, surtout si elle est expliquée dès la prise de rendez-vous.
Frais de déplacement : comment les facturer
Les séances à domicile donnent droit à la facturation de frais de déplacement en sus des honoraires. Ces frais peuvent être calculés selon le barème kilométrique officiel (variable chaque année selon l'administration fiscale) ou un forfait fixe par zone géographique (ex : 10 € pour moins de 5 km, 20 € pour 5 à 15 km…).
Ces frais doivent figurer sur une ligne distincte de la note d'honoraires, avec mention de la base de calcul utilisée. Ils ne sont généralement pas remboursés par la CPAM, mais certains financements MDPH les prennent en charge — vérifiez au cas par cas avec les organismes concernés.
Gérer les délais de paiement MDPH : l'organisation est clé
Les organismes institutionnels (MDPH, PCPE, services départementaux) peuvent prendre 60 à 90 jours — parfois plus — pour régler une facture. Cette réalité crée des tensions de trésorerie si vous n'avez pas une visibilité claire sur vos créances en attente.
Un logiciel qui distingue clairement les paiements familles (immédiats) des créances MDPH (différées), qui génère des relances automatiques passé le délai standard, et qui permet de voir en un coup d'œil l'état de chaque créance est indispensable pour gérer cette complexité sans y passer des heures.
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Démarrer l'essai gratuit →Questions fréquentes
Quelles mentions obligatoires sur une note d'honoraires d'ergothérapeute ?
Vos coordonnées (nom, adresse, SIRET, ADELI), la date, la description de la prestation, le montant, la mention TVA et un numéro chronologique continu. Pour les factures MDPH, ajoutez le numéro de dossier MDPH et le type de financement.
Comment facturer un bilan financé par la MDPH ?
La facture est adressée à la MDPH (ou au PCPE), pas à la famille. Elle doit mentionner le numéro de dossier MDPH du bénéficiaire, le type de financement (PCH, AEEH), la période couverte. Chaque MDPH a ses propres exigences de format — renseignez-vous dès la première facturation.
Un ergothérapeute libéral doit-il facturer la TVA ?
Non, sous le seuil de 37 500 € de CA annuel. Mention obligatoire : "TVA non applicable, article 293 B du CGI". Les ergothérapeutes avec beaucoup de bilans TND privés peuvent approcher ce seuil — anticipez avec un expert-comptable.
Comment facturer les frais de déplacement pour les séances à domicile ?
Sur une ligne distincte de la note d'honoraires, selon le barème kilométrique ou un forfait fixe. La base de calcul doit être mentionnée. Ces frais ne sont généralement pas remboursés par la CPAM, mais certains financements MDPH peuvent les couvrir.
Comment gérer les longs délais de paiement MDPH ?
Avec un logiciel qui distingue les créances institutionnelles des paiements familles, génère des relances passé le délai standard et vous donne une visibilité claire sur chaque créance en attente. Sans cet outil, les impayés MDPH passent inaperçus pendant des mois.