Un orthophoniste libéral qui n'a pas clairement organisé ses deux circuits de facturation s'expose à des confusions difficiles à démêler : des actes conventionnés mal cotés, des bilans privés sans numérotation correcte, des reçus mutuelles incorrects qui bloquent les remboursements de ses patients. L'organisation est la clé.
La télétransmission CPAM : le circuit des actes conventionnés
Pour tous les actes d'orthophonie réalisés sur prescription médicale et remboursables par l'Assurance maladie, la facturation passe obligatoirement par la télétransmission électronique. Vous utilisez la carte Vitale du patient, votre logiciel agréé CPAM génère une feuille de soins électronique avec la cotation AMO correspondante, et cette feuille est envoyée directement à la caisse d'Assurance maladie du patient.
La CPAM rembourse ensuite directement sur votre compte bancaire selon le tarif conventionné. La mutuelle complémentaire du patient reçoit également les informations pour compléter le remboursement. Dans la grande majorité des cas, le patient ne règle rien — la combinaison CPAM + mutuelle couvre l'intégralité du tarif conventionné.
Ce circuit ne génère pas de note d'honoraires au sens classique du terme. La feuille de soins électronique est le document de facturation. Votre logiciel agréé CPAM gère toute cette partie.
Les bilans privés et séances hors remboursement : la facturation directe
Pour tout ce qui est hors nomenclature — bilans sans prescription, séances adultes non remboursées, groupes thérapeutiques privés, interventions en structure non conventionnées — vous émettez des notes d'honoraires classiques. Les mentions obligatoires :
Vos coordonnées professionnelles : nom, prénom, adresse complète, numéro SIRET et numéro ADELI. L'ADELI est indispensable — les mutuelles l'exigent pour les remboursements complémentaires sur les bilans privés. L'inscription à l'Agence Régionale de Santé pour obtenir votre numéro ADELI est obligatoire pour tous les orthophonistes en exercice.
La description de la prestation : suffisamment précise pour être identifiable (ex : "Bilan orthophonique — langage écrit", "Bilan orthophonique complet oral et écrit", "Séance de rééducation orthophonique hors convention"), mais jamais au point de mentionner des informations cliniques couvertes par le secret professionnel (diagnostic, résultats de tests).
La mention de TVA : si vous êtes en franchise de TVA (CA annuel inférieur à 37 500 €), la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI" est obligatoire.
La numérotation : chronologique, continue, sans lacune. Un logiciel qui gère automatiquement la numérotation évite les oublis et les erreurs.
Facturer les bilans orthophoniques en plusieurs fois
Un bilan orthophonique complet s'étale souvent sur 2 à 3 séances de passation et nécessite plusieurs heures de dépouillement et de rédaction. La facturation peut être organisée en deux temps :
Un acompte à la première séance : généralement 50 % du prix total du bilan. Ce paiement partiel est raisonnable et attendu par les familles — il sécurise votre investissement en temps avant la phase de rédaction.
Le solde à la remise du compte-rendu : le reste du montant, réglé lors de la restitution aux parents ou lors de l'envoi du compte-rendu. Chaque document mentionne clairement le montant total du bilan, l'acompte déjà versé et le solde dû.
Les reçus pour remboursement mutuelle : une demande croissante
De nombreuses mutuelles remboursent partiellement les bilans orthophoniques hors prescription. Le remboursement varie de 30 à 150 € selon les contrats. Les familles qui bénéficient de ce remboursement demandent systématiquement un reçu détaillé.
Ce reçu doit indiquer : vos coordonnées complètes avec numéro ADELI, le nom complet du patient (ou de l'enfant bénéficiaire), la date de la prestation, la nature de la prestation, le montant réglé et le mode de paiement. Ne mentionnez pas les résultats ou le diagnostic — le secret professionnel s'applique même sur les reçus.
Le suivi des ordonnances et des renouvellements
Les séances de rééducation orthophonique sont prescrites pour une durée déterminée (souvent 30 à 60 séances par ordonnance) et renouvelées périodiquement par le médecin prescripteur. Chaque ordonnance nouvelle déclenche une nouvelle série d'actes facturables.
Si une ordonnance expire et que vous continuez les séances sans renouvellement, ces séances ne sont pas remboursables — ce qui peut créer des difficultés avec le patient et une situation irrégulière vis-à-vis de la CPAM. Un système de suivi des ordonnances en cours et d'alerte avant expiration est indispensable pour éviter ces situations.
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Démarrer l'essai gratuit →Questions fréquentes
Comment fonctionne la télétransmission CPAM pour un orthophoniste ?
Carte Vitale du patient + logiciel agréé CPAM + cotation AMO → feuille de soins électronique envoyée à la caisse → remboursement sur votre compte. Aucune note d'honoraires émise. La mutuelle reçoit aussi les informations pour compléter le remboursement.
Quelles mentions obligatoires sur une note d'honoraires d'orthophoniste ?
Vos coordonnées (nom, adresse, SIRET, ADELI obligatoire), la date, la description de la prestation (sans information clinique), le montant, la mention TVA, et un numéro chronologique continu. L'ADELI est indispensable pour les remboursements mutuelles.
Un orthophoniste libéral doit-il facturer la TVA ?
Non, sous le seuil de 37 500 € de CA annuel. Mention obligatoire : "TVA non applicable, article 293 B du CGI". Les orthophonistes avec une forte activité privée peuvent approcher ce seuil — anticipez avec un expert-comptable avant de le franchir.
Comment émettre un reçu pour remboursement mutuelle en orthophonie ?
Coordonnées complètes avec ADELI, nom du patient, date, nature de la prestation (sans diagnostic), montant réglé, mode de paiement. Ne mentionnez pas les résultats du bilan — secret professionnel. Proposez ce reçu systématiquement à vos patients hors CPAM.
Comment éviter les séances hors ordonnance en orthophonie ?
Avec un système de suivi qui alerte quand une ordonnance approche de son terme (nombre de séances ou date d'expiration). Votre logiciel doit vous permettre de suivre les séances réalisées vs le quota prescrit, et de vous avertir avant que le quota soit épuisé.